Como calcular o preço do menu de Natal — e quando começar

Tem três jantares de empresa marcados para dezembro, a noite de 31 por preparar e a casa aberta como nos outros dias? Um menu de Natal que funciona — preço por pessoa fechado, das entradas e da sopa a um principal com alternativa vegetariana — começa em novembro. Pratos testados, custo calculado, alergénios confirmados. Em dezembro já só se serve.

As peças são quase sempre as mesmas: um preço por pessoa calculado a partir do custo, três ou quatro tempos, uma alternativa vegetariana e uma sem glúten pensadas desde o início, os alergénios declarados prato a prato como no resto do ano, condições de reserva escritas — e uma data para sair de cena. Este guia é para quem serve o menu, não para quem faz a Consoada em casa.

Menu fixo ou carta reduzida?

O menu fixo a preço por pessoa é a fórmula dos grupos. Quem organiza o jantar de Natal da empresa quer resposta a uma pergunta só — quanto fica por cabeça — e a cozinha ganha o que mais falta em dezembro: previsibilidade. Sabe quantas doses vai fazer, compra na medida certa, serve todas as mesas ao mesmo ritmo.

A carta reduzida junta à carta habitual alguns pratos da época — bacalhau com todos, polvo à lagareiro, cabrito assado, rabanadas, arroz doce — para as mesas de dois e de quatro que não querem quatro tempos numa terça-feira.

Muitas casas fazem as duas coisas. Mas antes da fórmula, escolha o calendário: a Consoada é para muitas famílias um jantar em casa, o almoço de dia 25 e a noite de 31 são outra conversa.

Quantos tempos, e porquê

Três ou quatro tempos, mais o café, é um formato que uma cozinha consegue servir bem com a sala cheia:

1. Entradas para partilhar na mesa — o couvert de festa.
2. Uma sopa ou um creme: de castanha, de abóbora, uma canja.
3. Um principal com duas opções, peixe ou carne, mais a vegetariana.
4. A sobremesa, com a fatia de bolo-rei ou as rabanadas.

Cada tempo a mais acrescenta minutos à mesa, e em dezembro a mesa é o recurso mais escasso. Cada opção a mais é mais uma preparação em linha num serviço em que todos pedem ao mesmo tempo. Para grupos grandes, peça as escolhas do principal na reserva.

Como calcular o preço por pessoa

O preço de um menu fixo não se tira da concorrência nem do ano passado: tira-se do custo. O método é o do food cost de um prato, aplicado ao menu inteiro.

1. O custo por pessoa de cada tempo, com gramagens reais — pesadas, não de cabeça.
2. Na opção mais cara. Se o principal é bacalhau ou peru à escolha, conte o mais caro: nenhuma escolha lhe faz perder dinheiro.
3. Os extras deste menu: o espumante do brinde, a fatia de bolo-rei, o café. Um a um são cêntimos; somados, não.
4. Os preços de dezembro. Peça ao fornecedor o preço do bacalhau ou do marisco para as semanas em que vai servir, não use o da fatura de outubro.
5. Divida pela incidência que quer e verifique a margem em euros.

Um exemplo, com números inventados para o exemplo — os seus serão outros, a aritmética é a mesma:

• Entradas para partilhar, por pessoa: 1,80 €
• Creme de castanha: 0,70 €
• Principal, a opção mais cara (lombo de bacalhau com todos): 5,40 €
• Rabanadas com gelado: 1,20 €
• Extras — espumante 1,10 €, bolo-rei 0,40 €, café 0,20 €: 1,70 €

Total: 10,80 € de matéria-prima por pessoa. Com um objetivo de 30% de incidência, o preço mínimo é 10,80 ÷ 0,30 = 36,00 €, e a margem fica em 25,20 € por pessoa.

Agora a verificação que conta: essa margem, multiplicada pelas pessoas de cada noite, paga o que dezembro custa a mais — pessoal extra, horas, decoração? Com 60 pessoas numa noite, outra hipótese do exemplo, são 1.512 €. Faça a conta com as suas despesas, e arredonde de calculadora na mão: descer de 36 € para 35 € são 60 € por noite.

As bebidas. Incluí-las obriga a estimar o consumo, e num jantar de empresa essa estimativa falha com facilidade: incluir só o brinde e, por exemplo, uma garrafa de vinho por cada quatro pessoas é mais seguro. Se as incluir no preço, fale com o seu contabilista sobre a faturação: a comida e as bebidas nem sempre têm a mesma taxa de IVA.

Alternativas vegetarianas e sem glúten

Num jantar de grupo, basta uma pessoa vegetariana ou celíaca para a reserva inteira depender da sua resposta.

A vegetariana é um prato, não uma guarnição. Um arroz de cogumelos e castanhas, um empadão de legumes, legumes assados com grão — pensados com o mesmo cuidado que o bacalhau. Mais ideias no guia do menu vegano e vegetariano.

Sem glúten, comece pelas sobremesas. O bacalhau com todos não leva glúten na receita habitual (confirme a sua); os doces de Natal levam quase todos: rabanadas, filhoses, sonhos, bolo-rei, aletria. Tenha uma sobremesa sem glúten de raiz — um arroz doce, se a sua receita não levar farinha — e atenção ao óleo partilhado das frituras. O resto está no guia do menu sem glúten.

Alergénios: o menu de Natal não é exceção

A obrigação de informar sobre os 14 alergénios do Regulamento (UE) 1169/2011 vale para tudo o que serve — também para os pratos que só existem duas semanas por ano, os que mais facilmente ficam sem ficha técnica. Em Portugal quem fiscaliza é a ASAE; o que uma inspeção costuma verificar está no artigo sobre alergénios e a ASAE.

Onde se escondem nos pratos da época:

• Bacalhau e polvo: peixe e moluscos. É óbvio, mas tem de estar escrito.
• Rabanadas, filhoses, sonhos, aletria: glúten e ovos, muitas vezes leite.
• Bolo-rei: glúten, ovos, leite, frutos de casca rija; a fruta cristalizada pode levar sulfitos — veja o rótulo.
• Recheio do peru: o pão traz glúten; nozes ou amêndoa, frutos de casca rija. A castanha comum não está na lista dos 14, mas o resto do recheio conta.
• Espumante e vinho: sulfitos, se fizerem parte do menu.
• Molhos e caldos: a mostarda e o aipo aparecem onde menos se espera.

Regra prática: prato novo, ficha nova — antes do primeiro serviço. Se o bolo-rei vem da pastelaria, peça a lista de ingredientes com a encomenda.

No Menudetto, com o Pro, a IA propõe os alergénios de cada prato a partir do nome e da descrição, e é você quem confirma: nenhum prato aparece como verificado sem essa confirmação. A declaração manual dos 14 é gratuita em qualquer plano.

Nota importante: este artigo é um guia prático, não é aconselhamento jurídico. Para o seu caso concreto, consulte sempre a ASAE, o seu contabilista ou um consultor jurídico.

Reservas, sinais e desistências

Boas práticas que evitam a mesa de doze que aparece com sete:

• Condições por escrito na reserva: preço por pessoa, o que está incluído, o sinal, se o pedir, e até quando se pode alterar o número de pessoas ou desistir.
• Número final com antecedência: uma data — três dias antes, por exemplo — a partir da qual conta o número confirmado.
• Escolhas e restrições na reserva, não à mesa, e um lembrete um ou dois dias antes.
• O destino do sinal numa desistência, claro desde o primeiro contacto. Sobre o que pode reter e como o documentar, fale com o seu contabilista ou jurista: aqui ficam boas práticas, não regras.

Para ser claro: o Menudetto não gere reservas nem sinais. Dá-lhe o menu em PDF para enviar junto com as condições.

Publicar e divulgar: o QR, as línguas, o fim

No Menudetto cada menu tem o seu código QR e o seu endereço, que não muda quando publica alterações. Daí dois caminhos.

O mesmo QR das mesas. Acrescente uma secção "Menu de Natal" ao menu que o QR das mesas já abre — por escrito ou por voz, no chat — e publique. Em janeiro retira a secção e volta a publicar. Funciona também no plano gratuito, que inclui um menu por espaço.

Um menu à parte, com o Pro, que tem menus ilimitados. Crie-o de raiz ou use "Duplicar menu": a cópia nasce offline, trabalha nela com calma e publica quando estiver pronta. Terá o seu próprio QR e link, bons para enviar às empresas ou pôr nas redes sociais — mas não substitui o QR das mesas, que continua a abrir o menu habitual.

Depois das festas, "Colocar offline": o menu fica na sua lista e quem ler o QR vê uma página não encontrada — não o imprima em nada que circule o ano inteiro. No ano seguinte atualiza, publica e volta a pô-lo online: mesmo endereço, e o QR do ano passado volta a funcionar.

Ao publicar pode pedir por email o PDF do menu, o do QR e a lista de alergénios; a página de impressão guarda o menu em PDF a qualquer momento.

Quem vem de fora lê o menu na sua língua: seis estão incluídas em qualquer plano — português, inglês, espanhol, francês, alemão e italiano — e o Pro chega às 33. Mas "bacalhau com todos" explica-se, não se traduz palavra a palavra: veja o guia para traduzir a ementa. E quando as rabanadas acabarem, um toque em "Esgotado" e quem aponta ao QR vê-o logo.

Passagem de Ano: a mesma lógica, outra noite

• Uma mesa, uma noite. Sem segundo turno, a margem por lugar tem de pagar as horas de equipa da noite toda.
• Os extras são parte do menu: as doze passas à meia-noite, o espumante, talvez um caldo verde de madrugada. Contam no custo e nos alergénios — as passas podem levar sulfitos, e o espumante, como o vinho, costuma declará-los no rótulo.
• O marisco traz crustáceos e moluscos, dois dos 14.
• O sinal pesa mais: uma mesa que desiste na véspera de 31 dificilmente se volta a ocupar.

Com o Pro, duplique o menu de Natal e troque os pratos; no plano gratuito, troque a secção.

A checklist, de trás para a frente

• Fim de outubro, início de novembro: datas e fórmula decididas, pratos novos testados, fichas técnicas com gramagens reais.
• Primeira quinzena de novembro: preços de dezembro pedidos ao fornecedor, custo e preço por pessoa calculados, menu fechado com a vegetariana e a sem glúten.
• Meados de novembro: alergénios confirmados, traduções revistas, menu publicado, PDF pronto. Comece a divulgar aos grupos e às empresas.
• Fim de novembro, início de dezembro: reservas de grupo com condições escritas, sinais, escolhas e restrições recolhidas.
• Uma semana antes de cada data: números finais, encomendas, escala.
• Entre o Natal e dia 30: menu de Passagem de Ano online, confirmações para 31.
• Depois do Dia de Reis, a 6 de janeiro: secção retirada ou menu offline, e três linhas sobre o que correu bem e mal, para o próximo novembro.

Por onde começar

Pelo custo: calcule os pratos um a um na calculadora gratuita de food cost antes de escrever qualquer preço. Depois, se quiser montar o menu a falar — acrescentar a secção, pôr os preços, confirmar os alergénios, publicar — pode criar a conta gratuitamente e partir do menu que já tem.