Aggiornare i costi dei piatti dalla fattura elettronica

Il fornitore alza il prezzo della mozzarella a metà mese. Tu te ne accorgi quando arriva l'estratto conto, o quando il commercialista ti fa notare che il costo merci non torna. Nel frattempo sono passate tre settimane in cui hai continuato a vendere la margherita al prezzo di prima, con un costo che non era più quello.

Questo è il punto: un rincaro che scopri a fine mese è un rincaro che hai già subito. Non c'è niente da correggere a posteriori — i piatti sono rimasti a menu al costo vecchio per settimane, e quei coperti sono andati. L'unico modo per non pagarlo è accorgersene quando la fattura arriva, non quando arriva il conto.

La buona notizia è che quella fattura, in Italia, è un file che una macchina sa leggere.

Perché leggiamo proprio la FatturaPA

Menudetto legge l'XML della FatturaPA: la fattura elettronica italiana, quella che passa dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. È l'unico formato che importiamo, ed è una scelta, non una mancanza.

In Italia la fattura elettronica è obbligatoria e strutturata: dentro quel file ogni riga ha campi propri — descrizione dell'articolo, quantità, unità di misura, prezzo unitario, aliquota. Non è un documento da interpretare, è una tabella. Un software non deve indovinare dove sta il prezzo del pomodoro: c'è un campo che si chiama così.

In molti altri paesi la fattura al ristorante è ancora un PDF, o una email, o un foglio nel cassetto. Lì l'unico modo per estrarre i numeri è provare a leggerli da un'immagine, con tutti gli errori che comporta. Qui no. È il motivo per cui questa funzione, in Italia, funziona bene. Non è un limite da nascondere: è il vantaggio di lavorare in un mercato dove i dati esistono già in forma leggibile.

Dove trovi quel file

L'XML ce l'hai già, anche se non l'hai mai aperto. Tre posti, in ordine di comodità:

• Il tuo gestionale o portale di fatturazione. Se usi un servizio di conservazione (quello che ti manda le fatture ricevute), c'è quasi sempre un pulsante "scarica XML" o "scarica originale" accanto a ogni documento.
• Il commercialista. Le fatture passive te le può esportare in blocco per periodo. Chiedigli "gli XML originali delle fatture fornitori", non "le fatture": la differenza è tutta lì.
• Il cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate. Nell'area Fatture e Corrispettivi trovi le fatture ricevute e le scarichi in formato originale. Serve SPID o CIE.

Come distinguerlo dal PDF di cortesia

Il PDF di cortesia è la copia leggibile che il fornitore ti manda per email: intestazione, logo, tabella impaginata. Serve a te per guardarla, non alla macchina per leggerla. Fiscalmente non è la fattura.

L'XML invece è un file con estensione .xml, spesso con un nome lungo tipo un codice paese seguito da partita IVA e numero progressivo. Se lo apri col browser vedi righe di testo con etichette tra parentesi angolari — brutto da leggere per te, perfetto per noi.

Regola pratica: se è bello da vedere, è il PDF. Se sembra codice, è quello giusto.

Cosa succede quando lo carichi

Carichi il file e prima di qualunque modifica ottieni un elenco riga per riga di cosa cambierebbe. Per ogni voce della fattura vedi il vecchio prezzo, il nuovo, la variazione in percentuale e quanti piatti ne risentono:

• da 12,00 a 14,20 € al kg, +18,3%, cambia il costo di 1 piatto

Tre informazioni in una frase. Il di quanto ti dice se è un aggiustamento o uno schiaffo. Il su quali piatti pesa ti dice se ti riguarda davvero: un rincaro del 20% su un ingrediente che usi in un contorno stagionale è un conto, lo stesso 20% sulla farina è un altro.

E qui succede la cosa utile: non stai leggendo una fattura, stai leggendo l'effetto della fattura sul tuo menu. La domanda "questo aumento mi obbliga a ritoccare un prezzo?" ha una risposta prima che tu abbia riaperto il file dei costi.

Nessun prezzo si muove finché non lo confermi tu

Questa è la parte importante. L'import non applica niente da solo. Ti propone le variazioni, tu guardi e decidi: puoi accettare tutto, accettare qualche riga e lasciare stare le altre. Finché non confermi, i costi dei tuoi piatti sono esattamente quelli di prima.

Ha senso perché una fattura contiene anche righe che non vuoi trasformare in costo di ricetta: il trasporto, un acquisto una tantum, un prodotto preso in formato diverso dal solito. Un import che aggiorna in automatico ti sporcherebbe i numeri esattamente nei casi in cui te ne accorgeresti più tardi.

La prima volta associ, dalla seconda riconosce

Il fornitore scrive "MOZZARELLA FIORDILATTE KG 3 - BOX" e tu nella ricetta hai "mozzarella". Nessuno può indovinarlo la prima volta, quindi la prima volta lo dici tu: colleghi ogni riga della fattura all'ingrediente giusto del tuo locale, una volta sola.

Dalla seconda fattura in poi le righe le riconosce da sole. L'associazione resta, quindi il secondo caricamento è già solo "guarda cosa è cambiato e conferma". Il lavoro noioso lo fai una volta; il beneficio si ripete a ogni fattura.

Ricorda anche che i prezzi degli ingredienti sono del locale, non di un singolo menu: aggiorni la mozzarella e si aggiorna ovunque la usi — nel menu principale, in quello del pranzo, nella carta delle pizze.

Cosa non legge, e perché è meglio saperlo prima

Meglio dirlo adesso che scoprirlo con un file che non si carica. L'import legge solo l'XML FatturaPA in euro. Restano fuori:

• il PDF di cortesia, per i motivi di sopra;
• i file .p7m, cioè gli XML firmati digitalmente (devi estrarre l'XML prima);
• gli .zip, anche se dentro c'è il file giusto: scompattalo e carica il singolo XML;
• le fatture semplificate, che non hanno il dettaglio delle righe da cui partiamo;
• le fatture in valuta diversa dall'euro;
• i formati esteri — ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, Facturae, UBL: non li leggiamo.

Non è una lista di scuse, è una lista di cose da controllare in dieci secondi prima di caricare. Se il tuo fornitore ti manda un .p7m, il file giusto è dentro: quasi tutti i gestionali te lo mostrano già estratto.

È una funzione del piano Pro

Detto senza giri: l'import della fattura elettronica sta nel piano Pro. Il food cost no — quello lo usi anche gratis, con ricetta e costi su un massimo di dieci piatti, e leggere i numeri non è mai a pagamento. Puoi vedere i dettagli sulla pagina dei prezzi.

Il senso della divisione è semplice: il calcolo lo provi subito e capisci se ti serve; l'automazione che ti risparmia di riscrivere i costi a mano ogni mese è la parte che lavora per te.

Da dove partire

Se non hai ancora i costi dei piatti dentro Menudetto, l'ordine giusto è questo: prima le ricette, poi le fatture. Dai un'occhiata a come si calcola il food cost di un piatto — puoi anche fare una prova a mano con lo strumento gratuito, senza registrarti.

Poi, la prima volta che arriva una fattura fornitore, invece di archiviarla, caricala. Ci metti il tempo di un caffè e scopri lo stesso giorno se qualcosa è rincarato — non tre settimane dopo, quando quei coperti sono già usciti dalla porta.